ثبت احوال سازمانی بزرگ و با وظایف متعدد است که مهمترین وظایف آن ها عبارتند از:

  • ثبت واقعه ولادت
  • ثبت واقعه فوت
  • ثبت واقعه نکاح
  • ثبت واقعه طلاق
  • اصلاح شناسنامه
  • تغییر نام کوچک
  • صدور شناسنامه
  • صدور کارت ملی
  • تدوین آمار از جمعیت کشور.


در ذیل به وظایف سازمان ثبت احوال به صورت موردی اشاره می نماییم:

1- ثبت واقعه ولادت: ماده 12 قانون ثبت احوال در این خصوص چنین مقرر کرده است:

«ولادت هر طفل در ایران اعم از این که پدر و مادر طفل ایرانی یا خارجی باشند باید به نماینده یا مأمور ثبت احوال اعلام شود و ولادت‌اطفال ایرانیان مقیم خارج از کشور به مأمور کنسولی ایران در محل اقامت و اگر نباشد به نزدیکترین مأمور کنسولی و یا سازمان ثبت احوال کشور اعلام‌شود».

ثبت واقعه ولادت با مستند به تأیید پزشک یا ماما باشد؛ در غیر این صورت اعتبار ندارد. ماده 15 قانن ثبت احوال در این خصوص چنین مقرر نموده است:

«ثبت ولادت باید مستند به تصدیق پزشک یا مامای رسمی یا مؤسسه‌ای که طفل در آنجا متولد گردیده است باشد، در غیر این صورت‌واقعه به تصدیق و دو نفر گواه ثبت می‌شود».

قانون گذار برای ثبت واقعه فوت مهلت 15 روزه از تاریخ تولد در نظر گرفته است. تبصره ماده 15 در این خصوص بیت داشته است:

«مهلت اعلام ولادت پانزده روز از تاریخ ولادت طفل است و تعطیل رسمی بعد از آخرین روز مهلت به حساب نمی‌آید و در صورتی که ولادت در‌اثناء سفر زمینی یا هوایی یا دریایی رخ دهد مهلت اعلام آن از تاریخ رسیدن به مقصد محسوب می‌شود». 

2- ثبت واقعه فوت: وفات متوفی ممکن است به دو صورت حقیقی و فرضی متصور باشد. در صورت موت حقیقی که فرد به حالت طبیعی فوت می نماید و گواهی پزشکان نیز تصدیق وافعه فوت است؛ اما در فوت فرضی قضیه کمی متفاوت است. در این نوع فوت، فرد دچار غیبت طولانی مدتی شده است که هیچ کس از او خبری ندارد. به چنین فردی غایب مفقودالاثر گفته می شود.

ماده 1011 قانون مدنی: « غایب مفقودالاثر کسی است که از غیبت او مدت بالنسبه مدیدی گذشته و از او به هیچ وجه خبری نیست».

ماده 1020: « موارد ذیل ازجمله مواردی محسوب است که عادتاً شخص غایب زنده فرض نمی‌شود - 1 - وقتی که ده سال تمام از تاریخ آخرین خبری که از حیات غایب رسیده است گذشته و در انقضاء مدت مزبور سن غایب از هفتادوپنج سال گذشته باشد. 2 - وقتی که یک نفر به عنوانی از عناوین جزء قشون مسلح بوده و در زمان جنگ مفقود و سه سال تمام از تاریخ انعقاد صلح بگذرد بدون اینکه خبری از او برسد هرگاه جنگ منتهی به انعقاد صلح نشده باشد مدت مزبور پنج سال از تاریخ ختم جنگ محسوب می‌شود. 3 - وقتی که یک نفر حین سفری بحری در کشتی بوده که آن کشتی در آن مسافرت تلف شده است سه سال تمام از تاریخ تلف شدن کشتی گذشته باشد بدون اینکه از آن مسافر خبری برسد».

ماده 1023: «در مورد مواد1020و1021و1022محکمه وقتی می‌تواند حکم موت فرضی غایب را صادر نماید که دریکی از جراید محل ویکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار تهران اعلانی درسه دفعه متوالی هرکدام به فاصله یک ماه منتشر کرده و اشخاصی را که ممکن است از غایب خبری داشته باشند دعوت نماید که اگر خبر دارند به اطلاع محکمه برسانند.هرگاه یک سال از تاریخ اولین اعلان بگذرد و حیات غایب ثابت نشود حکم موت فرضی او داده می‌شود».

3- ثبت واقعه نکاح و طلاق و فسخ نکاح و بذل مدت: ماده 33 قانون ثبت احوال در این خصوص چنین مقرر کرده است:

« کلیه وقایع ازدواج و طلاق یا مرگ زوج یا زوجه و رجوع و بذل مدت و فسخ نکاح باید در دفاتر ثبت کل وقایع ثبت شود ولی در‌شناسنامه به شرح زیر انعکاس خواهد یافت. ‌در المثنای شناسنامه مرد یا زن آخرین نکاح و طلاق یا بذل مدت و در صورت تعدد زوجات آن تعداد ازدواج که به قوت خود باقی است منعکس خواهد‌شد. ‌ازدواج و طلاق غیر مدخوله در المثنای شناسنامه درج نخواهد شد».

4- اصلاح شناسنامه: تغییر دادن شناسنامه گاهی برای تغییر نام کوچک یا نام خانوادگی و یا برای تغییر سن است که اشتباهاً در سند شناسنامه درج شده است.

 مدارک مورد نیاز برای تغییر نام عبارت‌اند از:

  • ارائه اصل شناسنامه و دو برگ تصویر آن
  • تکمیل فرم درخواست تغییر نام.

برای مشاهده نمونه دادخواست تغییر نام اینجا کلیک کنید.

در مورد تغییر سن دو حالت وجود دارد:

الف- در صورتی که درخواست تغییر سن کمتر از 5 سال باشد که این امر در صلاحیت دادگاه است؛

ب- در صورتی که درخواست تغییر سن بیش از 5 سال باشد که این امر در صلاحیت کمیسیون ثبت احوال است.

برای مشاهده نمونه دادخواست ابطال و اصلاح شناسنامه اینجا کلیک کنید.

نکته مهم (1): اگر غایب مفقودالاثر بازگردد در صورت ثبت حکم موت فرضی باید دادخواست ابطال واقعه فوت داده شود.

برای مشاهده نمونه دادخواست ابطال واقعه فوت اینجا کلیک کنید.

نکته مهم (2): اگر تاریخ فوت شخص به درستی درج نشده باشد می توان تقاضای اصلاح تاریخ فوت را از ثبت احوال نمود. رسیدگی به دعوای اصلاح تاریخ فوت در صلاحیت هیئت حل اختلاف ثبت احوال است که یک مرجع شبه قضایی است.

برای مشاهده نمونه دادخواست اصلاح تاریخ فوت اینجا کلیک کنید.